L’analyse des créations d’entreprises démontre que 2/3 des structures qui se créent connaissent des difficultés de trésorerie dans les 18 mois. La moitié d’entre-elles ne parviennent pas à les dépasser et finissent par être défaillantes dans un horizon de 48 à 72 mois.
Ces problèmes de trésorerie ne sont pas liés à des problèmes d’activité, mais à des problèmes d’organisation, notamment d’ordre administratif et commercial. Pour éviter cet écueil, il est bon de connaître les quelques erreurs à ne pas commettre.
Voici quelques conseils pour éviter cette situation :
1- Assurer le suivi du devis, au bon de commande jusqu’à la facture pour maximiser la trésorerie en amont.
Combien de clients se plaignent de ne pas avoir reçu de devis…combien d’entrepreneurs ne relancent pas les clients après l’émission d’un devis…combien de semaines après la fin des travaux les factures sont-elles émises ?
Pour avoir de la trésorerie, il faut générer du chiffre d’affaires. Pour cela, il faut répondre aux sollicitations des clients en émettant des devis rapidement, en échangeant sur cette base avec les clients et en les transformant en bon de commande une fois un accord trouvé…Et évidemment émettre la facture dès que la prestation est réalisée (il s’agit d’une obligation légale).
Cette suite logique permet évidemment de ne pas négliger les demandes, de satisfaire les clients, de maximiser la transformation des demandes en prestation pouvant conduire à réaliser un chiffre d’affaires qui donnera lieu à encaissement de trésorerie.
Pour cela, difficile de gérer avec Word ou Excel, d’autant plus qu’un formalisme administratif oblige à avoir des mentions obligatoires et une piste d’audit fiable et bientôt des factures électroniques.
Pour allier renforcement du chiffre d’affaires et de la trésorerie, rien de mieux qu’un outil digital qui automatise le passage du devis au bon de commande et permet d’éditer une facture électronique. Le must ? Avoir un tableau de bord dynamique qui vous présente leur avancement au jour le jour.
Be Business Focus vous permet cela : suivre l’état d’avancement de chacun de vos devis, et cela, jusqu’au paiement.
2- Relancer vos clients facilement pour maximiser la trésorerie en aval
Lorsque vous remarquez qu’un client tarde à vous payer. Il n’y a rien de plus frustrant que de devoir perdre du temps à appeler, et/ou devoir rédiger un énième mail dans la foulée de chaque appel pour le relancer. Et souvent, c’est parce que l’entrepreneur n’a pas été très rapide entre la fin des travaux et l’émission de ses factures, que le client tarde à payer…
Pouvoir visualiser les retards de paiements, relancer automatiquement ou en mettant un message personnalisé chaque client à partir d’un tableau de bord, voilà ce que propose Be Business Focus.
Avec notre solution, vous cliquez sur les factures en retard de paiement et l’outil vous génère automatiquement un mail de relance que vous pouvez personnaliser. Plus de perte de temps lorsque que vous devez faire vos relances.
3- Utiliser les outils digitaux de recouvrement amiable ou contentieux
Grâce au tableau de bord, vous remarquez qu’un client ne vous règle pas malgré vos multiples relances ?
Vous souhaitez mettre en place une procédure de recouvrement le plus simplement possible.
Be Business Focus intègre nativement des fonctionnalités de recouvrement amiable grâce à notre partenaire Rubypayeur. Le dossier client sera automatiquement créé chez Rubypayeur qui prendra le relais pour recouvrer vos impayés.
En conclusion, pour mieux gérer sa trésorerie et éviter les impayés, il est important d’être attentif au quotidien et pour cela rien de mieux qu’un processus de facturation digitalisé qui va vous permettre :
- d’éditer et de partager facilement des devis de manière rapide et sécurisée à vos clients
- de suivre l’avancement des devis émis jusqu’à leur transformation en bon de commande
- d’émettre facilement les factures une fois les travaux réalisés
- de respecter l’ensemble du formalisme, les mentions, la facture électronique, la piste d’audit fiable
- de piloter l’ensemble de vos devis émis, bons de commande signés et factures envoyées via un tableau de bord
- de suivre le statut de vos factures : payées, en attente de paiement et identifier, en un coup d’œil, celles en retard de règlement
- en cas de force majeure, bénéficiez de services digitaux rapides et efficaces pour recouvrir vos créances à moindre coût.
