Comme de nombreux entrepreneurs, vous utilisez toujours Excel pour générer vos factures ?
Figurez-vous que cet outil est loin d’être le plus adapté pour cela …d’autant plus avec l’arrivée pour 2026 de la facturation électronique pour toutes les entreprises, quel que soit la taille.
Pour une totale conformité, il est nécessaire d’utiliser un réel outil de facturation pour répondre aux obligations de piste d’audit fiable, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données de facturation.
Faisons ensemble le tour des quelques raisons d’abandonner Excel au profit d’un véritable logiciel de facturation.
1- Gain de temps pour vos collaborateurs tout au long de votre processus de facturation
Excel n’est pas un outil automatisé et il est, par défaut, peu voire pas du tout adapté aux exigences du processus de facturation d’une entreprise. Il est nécessaire de créer manuellement le dispositif de facturation qui, même si vous avez obtenu un modèle déjà conçu, nécessite de nombreuses actions manuelles pour éditer, modifier, envoyer, exporter vos factures.… Au-delà des risques de conformité des factures, au titre des mentions légales qui doivent y figurer, les risques d’erreurs humaines sont importants (copier-coller malheureux, inattention, etc…).
Chaque mois, vous devez passer de longues heures pour éditer vos factures, reprendre les devis, les impayés, faire des relances, des avoirs…tout en évitant de vous tromper dans leur numérotation.
Ces erreurs ont des répercussions sur votre relation client (litiges, incompréhension), sur votre trésorerie (retard d’encaissements), sur votre comptabilité et sur le plan fiscal (TVA, les différents montants HT, etc.)
In fine, vous perdez beaucoup de temps sur l’édition de vos documents alors qu’il existe des logiciels permettant une édition quasi-automatique en toute conformité grâce à des templates sur-mesure prédéfinis à l’avance, une conformité à la réglementation en vigueur, un lien automatique entre devis, bon de commande et facturation. De plus, ces logiciels proposent nativement des fonctionnalités qui vous permettent de relancer vos clients …Cela permet d’assurer une gestion de la piste d’audit et la conformité de la facturation vous permet également d’assurer une relation satisfaisante avec vos clients, tout en optimisant votre trésorerie.
Un logiciel de facturation en ligne comme Be Business Focus répond à toutes ces problématiques, du devis à la facture…en toute sécurité et conformité au regard de la législation et des bonnes pratiques.
2- Assurer un meilleur suivi de la trésorerie
L’absence de liens entre les factures réalisées sous Excel limite fortement votre capacité à disposer d’une vue synthétique globale de votre trésorerie en temps réel via un dashboard par exemple. En effet, une fois la facture éditée, vous devez vérifier l’état de celle-ci manuellement (est-elle payée ou non ?) et faire cela à chaque fois… Avec un outil de gestion, vous avez accès à un tableau de bord qui vous donne tous les indicateurs importants : les paiements déjà perçus, les clients en retard de paiement et surtout vos impayés qui impactent fortement votre trésorerie.
De plus, une synchronisation avec vos comptes en banque permet un rapprochement bancaire quasi-automatique et ainsi plus rapide et plus fiable.
3- Améliorer vos processus collaboratifs avec votre expert-comptable
Avec Excel, vous devez lui envoyer par mail un ensemble de fichiers, un tableau récapitulatif, parfois même, il est nécessaire de déposer physiquement les factures en version papier… Avec Be Business Focus, il est possible d’ouvrir un accès sécurisé spécifique pour votre expert-comptable. Il peut vous aider dans le processus de facturation, consulter vos documents, faire vos mises à jour administratives, récupérer les pièces et obtenir un fichier d’écritures comptables pour vous accompagner dans votre déclaration de TVA et tout cela à distance !
4- Réduire les risques liés à l’environnement technique
Lors des enregistrements sur Excel, il faut jongler entre le format Excel et l’export en PDF. Les documents se sauvegardent par défaut dans des sous-dossiers en local sur votre machine. De ce fait, il arrive souvent, que par inattention, les documents se retrouvent dans les mauvais dossiers… Vous perdez donc du temps à les rechercher… quand vous y pensez ! Dans le pire des cas, ces factures peuvent être simplement oubliées et cela va générer un ou plusieurs impayé(s) qui pourront mettre votre trésorerie dans le rouge.
Si vous n’êtes pas familier avec les sauvegardes, le cloud, les coffres-forts numériques ou encore des bureaux virtualisés, en cas de panne, vous perdrez tous vos documents…
Un outil de gestion SAAS (utilisable en ligne via un navigateur web) conserve l’ensemble de vos templates et documents édités dans un seul coffre-fort numérique sécurisé pour éviter tous risques inutiles.
5- Améliorer vos processus décisionnels
Excel n’est pas un outil adapté pour faire du décisionnel, et plus la masse de données à traiter augmente moins cet outil est performant.
De plus, Excel arrondit par défaut les sommes, si vous ne prêtez pas attention à cela, les petits arrondis entraîneront une imprécision plus ou moins importante dans vos tableaux de bord finaux. Cela ne vous permettra pas d’avoir un traitement fiable et des résultats représentatifs de votre activité. Vos prises de décisions n’en seront que plus faussées…
6 – Une conformité à toute épreuve
Un logiciel de facturation est constamment mis à jour pour être en conformité avec la réglementation en vigueur. Excel n’embarque aucune norme, faisant de lui un outil inadapté pour détecter les incohérences et les erreurs dans la mesure où vous devez créer vos propres modèles de factures et les maintenir à jour.
En conclusion, Excel est certes un logiciel accessible et maniable, mais il ne répond absolument pas aux exigences attendues dans un processus de facturation conforme. De l’édition des devis et factures jusqu’à la relance client et au suivi de votre trésorerie en temps réel, Excel nécessite beaucoup de manipulations avec un très grand risque d’erreur à chacune d’elles. Un logiciel de facturation centralise toutes vos données dans un espace sécurisé, avec des fonctionnalités vous permettant de fluidifier vos processus de facturation et de collaboration, et cela, en toute conformité.
